Quy trình xuất bản sách giáo trình dành cho giảng viên có chuyên môn

Xuất bản sách giáo trình là cách để những bài giảng bạn đã dày công gọt giũa qua bao năm đứng lớp trở thành một cuốn sách có tên tuổi, có mã ISBN và theo chân hàng nghìn sinh viên trên giảng đường. Thế nhưng từ tập bản thảo trên bàn làm việc đến cuốn giáo trình thơm mùi giấy mới là cả một chặng đường. Bài viết này sẽ cùng bạn đi qua trọn vẹn quy trình xuất bản sách giáo trình theo từng bước. Cùng Waka khám phá ngay!

Quy trình xuất bản sách giáo trình chi tiết 7 bước (dành cho giảng viên, giáo viên)

Cuốn sách giáo trình hoàn chỉnh thường đi qua 7 bước, chia làm 2 giai đoạn. Giai đoạn đầu diễn ra tại trường, nơi bản thảo được biên soạn, thẩm định và phê duyệt về mặt học thuật. Giai đoạn sau diễn ra tại nhà xuất bản, nơi cuốn sách được cấp phép, biên tập, in ấn và phát hành đúng quy định. Khi nắm rõ trình tự ngay từ đầu, bạn sẽ chủ động sắp xếp thời gian, chuẩn bị hồ sơ đúng lúc và đỡ phải quay lại sửa đi sửa lại. Hãy cùng bắt đầu với bước đặt nền móng cho cả quy trình xuất bản giáo trình: viết bản thảo.

Bước 1. Biên soạn bản thảo giáo trình theo đề cương học phần

Một cuốn sách giáo trình tốt luôn bắt đầu từ đề cương chi tiết học phần. Mỗi chương cần trả lời được câu hỏi: học xong, sinh viên biết thêm gì và làm được gì. Vì vậy, bạn nên để đề cương và chuẩn đầu ra của chương trình đào tạo luôn ở cạnh bàn viết, thường xuyên đối chiếu để nội dung khớp với số tín chỉ, thời lượng và mục tiêu môn học. Hội đồng thẩm định sẽ xem rất kỹ sự khớp nối này. Bản thảo bám sát đề cương ngay từ đầu thì về sau sẽ ít phải chỉnh sửa.

Với giáo trình viết chung, việc cần chốt đầu tiên là ai làm chủ biên và ai phụ trách chương nào. Chủ biên định hướng nội dung, giữ cho văn phong và cách trình bày thống nhất, đồng thời chịu trách nhiệm chính trước hội đồng. Các thành viên còn lại nhận chương theo đúng thế mạnh chuyên môn của mình. Cả nhóm nên lập bảng phân công kèm hạn nộp từng chương, thống nhất sẵn mẫu trình bày và cách trích dẫn, để khi ghép lại các phần liền mạch như do một người viết. Thứ tự đứng tên cũng nên thỏa thuận rõ từ sớm cho thuận lợi lúc ký hợp đồng xuất bản.

Trong cả hành trình biên soạn giáo trình đại học, viết bản thảo là khâu tốn nhiều thời gian và công sức nhất. Tùy độ dày của sách và số người cùng viết, khâu này có thể kéo dài từ vài tháng đến cả năm. Bạn cần sưu tầm tài liệu, cập nhật kiến thức mới, soạn ví dụ, bài tập và câu hỏi ôn tập cho từng chương. Thầy cô nên lên kế hoạch ngược từ thời điểm muốn có sách, chia nhỏ mục tiêu theo tuần và tận dụng những bài giảng sẵn có để chuyển thành chương sách. Bản thảo càng chỉn chu thì các bước thẩm định và xuất bản sách giáo trình phía sau càng suôn sẻ.

Bước 2. Thẩm định giáo trình qua hội đồng chuyên môn

Khi đã hoàn thiện, bản thảo được đưa ra hội đồng thẩm định, thường qua hai cấp. Cấp khoa hoặc bộ môn góp ý chuyên môn ban đầu, còn cấp trường đánh giá chính thức. Hội đồng thường có 5 đến 7 thành viên: chủ tịch, thư ký, ít nhất 2 ủy viên phản biện và các ủy viên am hiểu chuyên ngành. Trường cũng có thể mời thêm chuyên gia bên ngoài, còn tác giả thì đứng ngoài hội đồng chấm chính cuốn sách của mình. Bản thảo được xem xét theo các tiêu chí chính: bám sát đề cương và chuẩn đầu ra, kiến thức chính xác và cập nhật, cấu trúc khoa học, trình bày và trích dẫn đúng chuẩn. Kết quả thường có ba mức: đạt, đạt nhưng cần chỉnh sửa, hoặc chưa đạt. Mỗi trường có quy chế riêng về thành phần và số phản biện, vì vậy bạn nên hỏi phòng Đào tạo hoặc phòng Quản lý khoa học ngay từ khi bắt đầu viết.

Qua quá trình đồng hành cùng thầy cô trong quy trình xuất bản sách giáo trình, Waka nhận thấy bản thảo thường phải sửa nhiều vòng vì 5 lỗi quen thuộc:

• Nội dung lệch đề cương hoặc ôm đồm vượt thời lượng môn học.
• Trích dẫn thiếu, sai chuẩn hoặc tỷ lệ trùng lặp cao.
• Số liệu và văn bản pháp lý đã cũ, chưa được cập nhật.
• Cách trình bày giữa các chương chưa đồng nhất khi nhiều tác giả cùng viết.
• Thiếu phần tóm tắt và câu hỏi ôn tập ở cuối chương.

Để tránh mất thời gian, bạn nên tự rà soát bằng phần mềm kiểm tra trùng lặp và nhờ một đồng nghiệp đọc trước khi nộp. Sau buổi thẩm định, hãy lập bảng tiếp thu và giải trình theo từng ý kiến phản biện. Hội đồng sẽ duyệt lại nhanh hơn, và chặng xuất bản giáo trình đại học phía sau cũng nhờ vậy mà thuận lợi.

Bước 3. Nhận quyết định phê duyệt sử dụng giáo trình

Khi bản thảo đã được chỉnh sửa theo góp ý và hội đồng thông qua, hiệu trưởng hoặc thủ trưởng cơ sở đào tạo sẽ ký quyết định phê duyệt, cho phép dùng cuốn sách làm giáo trình chính thức của học phần. Đây là giấy tờ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ gửi nhà xuất bản, vì nó xác nhận cuốn sách đã qua thẩm định học thuật đầy đủ. Bạn nên giữ cẩn thận bản gốc cùng biên bản thẩm định và bảng giải trình chỉnh sửa. Những giấy tờ này sẽ được dùng lại khi làm thủ tục xuất bản giáo trình, và cả khi nộp hồ sơ xét chức danh sau này.

Về căn cứ pháp lý, Luật Giáo dục đại học (sửa đổi, bổ sung năm 2018) trao cho các trường quyền tự chủ tổ chức biên soạn, thẩm định và duyệt giáo trình. Bộ GD&ĐT hướng dẫn cụ thể việc này tại Thông tư 04/2011/TT-BGDĐT, quy định về việc biên soạn, lựa chọn, thẩm định, duyệt và sử dụng giáo trình giáo dục đại học. Dựa trên các văn bản đó, mỗi trường ban hành quy chế riêng về thành phần hội đồng, mẫu biểu và tiêu chí đánh giá. Trước khi bắt tay vào viết, bạn hãy xin phòng Đào tạo hoặc phòng Quản lý khoa học bản quy chế hiện hành của trường để cuốn sách giáo trình của mình đi đúng hướng ngay từ đầu.

Bước 4. Lựa chọn nhà xuất bản và ký hợp đồng

Khi đã có quyết định phê duyệt trong tay, bạn cần chọn một nhà xuất bản sách phù hợp để đưa giáo trình ra đời. Ưu tiên hàng đầu là nhà xuất bản đại học hoặc nhà xuất bản chuyên ngành như NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, NXB Đại học Quốc gia TP.HCM, NXB Giáo dục Việt Nam, NXB Khoa học và Kỹ thuật, NXB Y học… Những đơn vị này có chức năng xuất bản đúng lĩnh vực, có đội ngũ biên tập am hiểu chuyên môn, và thường được đánh giá cao khi giảng viên kê khai công trình xét chức danh. Trước khi quyết định, bạn nên so sánh thêm tiến độ xử lý, mức phí và các dịch vụ đi kèm như thiết kế bìa, phát hành hay làm bản sách điện tử.

Hợp đồng xuất bản cần ghi rõ số lượng bản in, tổng chi phí xuất bản giáo trình, thời gian hoàn thành, quyền tác giả và nhuận bút, cùng quyền phát hành bản in và bản điện tử. Với giảng viên vừa đứng lớp vừa làm nghiên cứu, việc tự liên hệ, thương lượng và theo sát từng khâu với nhà xuất bản khá mất thời gian. Vì vậy, ở bước này phần lớn thầy cô cân nhắc dùng dịch vụ xuất bản giáo trình trọn gói. Đơn vị dịch vụ sẽ thay bạn làm việc với nhà xuất bản, rà soát hợp đồng và lo toàn bộ giấy tờ, để bạn rút ngắn thời gian và yên tâm tập trung vào chuyên môn.

Bước 5. Đăng ký kế hoạch xuất bản và cấp mã ISBN

Sau khi ký hợp đồng, nhà xuất bản sẽ đứng ra đăng ký xuất bản với Cục Xuất bản, In và Phát hành. Bạn không cần tự đi nộp hồ sơ, vì đây là việc của nhà xuất bản. Khi được xác nhận đăng ký xuất bản, cuốn giáo trình sẽ có mã số sách tiêu chuẩn quốc tế (ISBN) riêng. Từ thời điểm đó, giáo trình chính thức nằm trong kế hoạch xuất bản và được phép đi tiếp sang khâu biên tập. Khâu này thường diễn ra khá nhanh nếu hồ sơ từ trường đã đầy đủ. Vì vậy, các giấy tờ ở Bước 3 càng chỉn chu thì quy trình xuất bản giáo trình càng ít bị gián đoạn.

ISBN giống như mã định danh duy nhất của cuốn sách, gắn liền với tên sách, tác giả và nhà xuất bản. Khi xuất bản giáo trình đại học, mã số này đặc biệt quan trọng vì ba lý do:

• Được tính điểm công trình khoa học, vì sách có ISBN do nhà xuất bản hợp pháp phát hành mới được ghi nhận.
• Đủ điều kiện kê khai khi xét chức danh giáo sư, phó giáo sư, cũng như khi thi đua và tính giờ nghiên cứu.
• Lưu hành hợp pháp trong thư viện, nhà sách và trên các nền tảng sách điện tử.

Trước khi ký hợp đồng, bạn hãy hỏi rõ nhà xuất bản về thời điểm cấp ISBN, và hỏi thêm bản ebook có cần mã riêng hay không.

Bước 6. Biên tập, dàn trang, thiết kế bìa và duyệt bông

Khi giáo trình đã nằm trong kế hoạch xuất bản, biên tập viên của nhà xuất bản sẽ đọc kỹ bản thảo. Họ soát lỗi chính tả, câu chữ và thuật ngữ, rồi chuẩn hóa trích dẫn và danh mục tài liệu tham khảo theo một chuẩn thống nhất như APA hay IEEE. Bản thảo cũng được kiểm tra trùng lặp bằng phần mềm để bảo đảm tính nguyên gốc. Cùng lúc đó, bộ phận mỹ thuật dàn trang gồm khổ sách, phông chữ, bảng biểu, công thức và hình ảnh, rồi thiết kế bìa theo phong cách trang nhã, ghi rõ tên học phần, chủ biên và đơn vị đào tạo. Qua khâu này, cuốn sách giáo trình của bạn sẽ đạt chuẩn trình bày của một ấn phẩm xuất bản chính thức.

Bản dàn trang hoàn chỉnh, còn gọi là bản bông, sẽ được gửi cho tác giả đọc và duyệt, thường qua 1 đến 2 vòng. Bạn cần soát kỹ những phần dễ sai sau biên tập: công thức, ký hiệu chuyên ngành, mục lục, số trang, hình ảnh và thông tin trên bìa. Kinh nghiệm từ các đơn vị chuyên xuất bản sách cho giảng viên là nên ghi chú sửa trực tiếp trên file PDF, gom toàn bộ ý kiến trong một lần gửi và trả bông đúng hẹn. Sau khi ký duyệt bông cuối, bạn nên hạn chế sửa thêm, vì mỗi lần sửa đều phát sinh chi phí và làm lùi lịch in.

Bước 7. In ấn, nộp lưu chiểu và phát hành

Khi bản bông cuối đã được duyệt, giám đốc nhà xuất bản ký quyết định xuất bản và sách được chuyển sang nhà in. Theo Luật Xuất bản 2012, sau khi in xong, nhà xuất bản phải nộp lưu chiểu chậm nhất 10 ngày trước khi phát hành, đồng thời gửi sách cho Thư viện Quốc gia Việt Nam. Nếu nội dung đúng như bản đã đăng ký, nhà xuất bản sẽ ra quyết định phát hành. Từ đây cuốn giáo trình chính thức được lưu hành hợp pháp. Bạn nhớ xin nhà xuất bản bản sao các quyết định này để bổ sung vào hồ sơ cá nhân. Đây cũng là mảnh ghép cuối cùng trong bộ thủ tục xuất bản giáo trình.

Sau khi được phát hành, bản in sẽ đến với sinh viên qua thư viện trường, nhà sách và các kênh phân phối của nhà xuất bản. Bên cạnh sách giấy, thầy cô có thể cân nhắc làm thêm phiên bản ebook giáo trình. Sinh viên sẽ tiện đọc trên điện thoại, máy tính bảng ở bất cứ đâu, và cuốn sách cũng được nhiều người đọc và trích dẫn hơn. Với cách làm song song này, mỗi lần xuất bản sách giáo trình sẽ mang lại giá trị lâu dài hơn cho cả tác giả lẫn người học. Phần dịch vụ phía dưới sẽ nói kỹ hơn về hướng đi này.

>> ĐỌC THÊM: 

7 Chi phí xuất bản sách giáo trình, tài liệu giảng dạy gồm những gì?

Quy trình các bước xuất bản sách từ A-Z [Cập nhật mới nhất 2027]

Dịch vụ số hóa tài liệu số lượng lớn cho thư viện, doanh nghiệp| WAKA

Bản quyền sách là gì? Quy trình đăng ký bản quyền sách chuẩn pháp lý

Nói KHÔNG với sách lậu/sách giả! Tác hại của sách lậu đối với độc giả

Xuất bản hồi ký cá nhân trọn gói | Dịch vụ làm sách từ A-Z – Waka

Thủ tục xuất bản giáo trình: Hồ sơ giảng viên, giáo viên cần chuẩn bị

Chỉ cần thiếu một tờ quyết định hay một chữ ký trong biên bản, cuốn sách có thể phải nằm chờ thêm vài tuần ở nhà xuất bản. Vì vậy, bạn nên chuẩn bị hồ sơ song song ngay từ lúc bắt đầu viết. Đừng để đến khi bản thảo xong mới đi gom giấy tờ. Dưới đây là danh sách đầy đủ, chia theo từng nơi nộp để bạn dễ đối chiếu.

Hồ sơ cần hoàn thiện tại trường

• Bản thảo giáo trình hoàn chỉnh, đã chỉnh sửa theo góp ý của hội đồng
• Đề cương chi tiết học phần mà giáo trình phục vụ
• Quyết định thành lập hội đồng thẩm định cấp khoa và cấp trường
• Biên bản họp hội đồng và phiếu nhận xét của các ủy viên phản biện
• Bảng giải trình tiếp thu, chỉnh sửa theo từng ý kiến
• Quyết định phê duyệt sử dụng giáo trình do hiệu trưởng ký

Hồ sơ nộp cho nhà xuất bản

• Bản thảo cuối cùng ở cả hai dạng file Word và PDF, kèm hình ảnh gốc có độ phân giải cao
• Bản sao quyết định phê duyệt và biên bản thẩm định
• Giấy tờ tùy thân của tác giả: căn cước công dân, mã số thuế, tài khoản nhận nhuận bút
• Giấy cam đoan về bản quyền, xác nhận tác phẩm do chính tác giả biên soạn
• Văn bản thỏa thuận của nhóm tác giả (nếu viết chung), ghi rõ thứ tự đứng tên và tỷ lệ nhuận bút
• Công văn đề nghị xuất bản của trường, áp dụng khi trường đứng ra đặt hàng
• Hợp đồng xuất bản đã ký giữa tác giả hoặc nhà trường với nhà xuất bản

Lưu ý về bản quyền, trích dẫn và tên tác giả

• Thống nhất tên và thứ tự tác giả trên mọi giấy tờ, từ quyết định của trường đến hợp đồng và bìa sách
• Ghi nguồn đầy đủ hoặc xin phép khi dùng hình ảnh, bảng biểu, số liệu của người khác
• Giữ tỷ lệ trùng lặp trong ngưỡng cho phép theo quy chế của trường
• Lưu bản gốc và bản scan của toàn bộ giấy tờ để dùng lại khi xét chức danh hoặc tái bản

Mẹo nhỏ cho thầy cô: hãy tạo một thư mục chung trên máy tính hoặc Google Drive, đặt tên file theo thứ tự các bước ở trên. Khi nhà xuất bản cần bổ sung giấy tờ, bạn chỉ mất vài phút để gửi đi. Nếu muốn có người rà soát hồ sơ giúp từ đầu, bạn có thể nhờ đến dịch vụ xuất bản giáo trình để mọi giấy tờ được kiểm tra trước khi nộp.

Xuất bản sách giáo trình mất bao lâu?

Nếu tính từ lúc bản thảo đã hoàn chỉnh, toàn bộ quy trình xuất bản sách giáo trình thường kéo dài khoảng 3 đến 6 tháng. Khâu thẩm định và phê duyệt tại trường mất khoảng 1 đến 3 tháng, tùy lịch họp hội đồng và số vòng chỉnh sửa. Phần việc tại nhà xuất bản mất thêm khoảng 2 đến 3 tháng. Trong đó, đăng ký xuất bản và nhận mã ISBN mất 1 đến 2 tuần, biên tập và duyệt bông mất 3 đến 6 tuần, in ấn mất 1 đến 2 tuần, và nộp lưu chiểu ít nhất 10 ngày trước khi phát hành. Thời gian viết bản thảo được tính riêng, có thể từ vài tháng đến cả năm.

Lịch trình dễ bị kéo dài nhất khi hội đồng chậm họp, bản thảo phải sửa nhiều vòng, hồ sơ thiếu giấy tờ hoặc rơi vào mùa cao điểm trước năm học mới, lúc nhà xuất bản và nhà in đều kín việc. Để kịp đầu học kỳ hoặc kịp hạn nộp hồ sơ xét chức danh, bạn nên bắt đầu thủ tục sớm ít nhất 6 tháng và chốt lịch với nhà xuất bản ngay khi có quyết định phê duyệt. Khi việc xuất bản giáo trình đại học được lên kế hoạch ngược từ ngày cần có sách, bạn sẽ chủ động hơn nhiều và tránh được cảnh chạy nước rút vào phút cuối.

Có nên sử dụng dịch vụ xuất bản giáo trình trọn gói?

Câu trả lời là nên, nhất là khi bạn vừa đứng lớp vừa làm nghiên cứu, lần đầu xuất bản, hoặc cần có sách kịp học kỳ và kịp hạn xét chức danh. Nếu tự làm, bạn sẽ phải tự liên hệ nhà xuất bản, tự theo dõi hồ sơ, tự sửa bông và làm việc với nhà in. Mỗi khâu chỉ cần chậm vài ngày là cả lịch trình bị lùi lại. Sửa bông nhiều vòng hay in sai số lượng cũng dễ phát sinh thêm tiền. Khi dùng dịch vụ xuất bản giáo trình trọn gói, bạn chỉ làm việc với một đầu mối duy nhất, nhận báo giá rõ ràng ngay từ đầu nên dễ kiểm soát chi phí xuất bản giáo trình, và có nhiều thời gian hơn cho chuyên môn.

Waka mang đến dịch vụ xuất bản sách cho giảng viên và giáo viên có chuyên môn với lộ trình trọn gói từ bản thảo đến khi sách được phát hành. Đội ngũ Waka hỗ trợ rà soát hồ sơ, kết nối nhà xuất bản phù hợp với chuyên ngành, biên tập, dàn trang, thiết kế bìa, in ấn, nộp lưu chiểu và phát hành. Lợi thế riêng của Waka nằm ở khả năng đưa giáo trình lên phiên bản sách điện tử ngay trên nền tảng đọc sách Waka. Nhờ vậy, sinh viên đọc tiện hơn trên điện thoại, cuốn sách được nhiều độc giả biết đến, và tác giả có thêm nguồn nhuận bút lâu dài.

Bạn đang có bản thảo trong tay, hoặc vẫn đang trong giai đoạn biên soạn? Hãy để Waka cùng bạn lên lộ trình phù hợp, tính toán thời gian và chi phí sát với cuốn sách của mình.

>> NHẬN TƯ VẤN DỊCH VỤ XUẤT BẢN SÁCH GIÁO TRÌNH NGAY <<

Kết Luận

Nhìn lại cả chặng đường, xuất bản sách giáo trình không còn là chuyện xa vời khi bạn đã nắm rõ từng bước. Đầu tiên là biên soạn và thẩm định tại trường, tiếp đến là làm việc với nhà xuất bản để được cấp phép, biên tập, in ấn và phát hành. Song song với đó là chuẩn bị hồ sơ cho chu đáo, dự trù chi phí và thời gian từ sớm. Khi có sự chuẩn bị, mỗi bước sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều, và cuốn sách mang tâm huyết của bạn sẽ sớm đến tay người học, đúng quy định và đủ giá trị để ghi dấu trên con đường học thuật. Nếu bạn muốn rút ngắn chặng đường ấy, dịch vụ xuất bản sách giáo trình của Waka luôn sẵn sàng đồng hành, từ khâu hoàn thiện bản thảo đến khi phát hành.