Quy trình xác nhận và hủy đơn hàng trên Nền tảng thương mại điện tử (TMĐT) Waka.vn được quy định cụ thể cho cả Người mua và Người bán.

a. Quy trình xác nhận đơn hàng

Sau khi Waka.vn xác nhận đơn hàng mà Người mua đã đặt hoàn tất, hệ thống Waka.vn sẽ chuyển thông tin đơn hàng đó đến Người bán liên quan đến đơn hàng. Người bán sẽ sẽ tiếp nhận thông tin và tạo đơn giao hàng cho Người mua thông qua đơn vị vận chuyển J&T Express trên Nền tảng Waka Shop để giao hàng.

a.1. Quản lý đơn hàng sách điện tử - Báo lỗi đơn hàng sách điện tử

Tại mục này sẽ quản lý toàn bộ các đơn hàng Sách Ebook/Audiobook

BƯỚC 1:  Truy cập đường link: http://seller.waka.vn và đăng nhập vào tài khoản người bán của bạn

BƯỚC 2: Trên menu, click mục “QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG”, “ĐƠN HÀNG SÁCH ĐIỆN TỬ”

BƯỚC 3: Tại màn quản lý Đơn điện tử, shop có thể theo dõi các thông tin sau

- Loại đơn hàng: Nếu muốn xem danh sách đơn Sách điện tử/Sách nói thì bấm vào tab tương ứng 

- Xuất file excel: File excel được xuất ra sẽ phụ thuộc vào danh sách đơn hàng đang được hiển thị. Bạn có thể chọn tab hoặc tìm kiếm để xuất file đúng với yêu cầu nhất

- Lọc đơn hàng: Bạn có thể lọc theo 1 tiêu chí hoặc nhiều tiêu chí cùng lúc bằng cách nhập, lựa chọn sau đó bấm , các tiêu chí bao gồm:

+ Lọc theo mã đơn hàng

+ Lọc theo mã sản phẩm

+ Lọc theo tên sản phẩm

+ Lọc theo tên người mua

+ Lọc theo trạng thái thanh toán

+ Lọc theo hình thức thanh toán

+ Lọc theo khoảng thời gian đặt đơn hàng

Sau khi lọc xong, nếu muốn xem lại danh sách đơn ban đầu, bạn cần xoá từ khoá và bấm Tìm kiếm

- Xem thông tin chung đơn hàng: Bao gồm các thông tin sau:

+ Tên người mua 

+ Sản phẩm đã mua 

+ Tổng tiền

+ Trạng thái thanh toán: Nếu là đơn hàng mua thành công sẽ hiển thị Đã thanh toán, Đơn hàng thất bại sẽ hiện Chưa thanh toán

+ Hình thức thanh toán

+ Mua trên nền tảng nào: khách hàng có thể mua trên nền tảng Web và App, shop sẽ theo dõi được đơn hàng từ nguồn nào

+ Thời gian đặt hàng

+ Loại sách: Sách điện tử/Sách nói

+ Mã đơn hàng 

- Chat với người mua: Click vào  hệ thống sẽ mở ra cửa sổ chat với người mua kèm theo thông tin của đơn hàng

- Báo lỗi:

+ Nếu đơn hàng được khách hàng báo lỗi không đọc/nghe được hoặc lỗi đã thanh toán nhưng hiển thị chưa đúng, shop có thể báo lỗi để waka tiếp nhận xử lý

+ Thao tác như sau:

(+) Click Báo lỗi tại danh sách đơn hàng  và kiểm tra thông tin đơn hàng xem đã đúng với đơn bạn yêu cầu chưa, nếu đã đúng chọn

+ Sau khi gửi báo lỗi thành công, waka sẽ nhận thông tin và xử lý 

(+) Nếu đã báo lỗi chưa được xử lý sẽ hiển thị 

(+) Nếu đã báo lỗi đã được xử lý sẽ hiển thị 

(+) Nếu shop vẫn còn thắc mắc về đơn hàng thì có thể chat với trợ lý waka tại mục Chat ở góc dưới màn hình  và chọn chat với trợ lý waka 

- Xem chi tiết đơn hàng: bấm  để xem chi tiết đơn hàng. Tại đây shop sẽ xem được các thông tin sau:

+ Trạng thái thanh toán: Thành công/Thất bại

+ Thông tin khách hàng: Tên, ID, Số điện thoại

+ Thông tin thanh toán: Hình thức thanh toán, Thời gian giao dịch, Mã giao dịch

+ Doanh thu đơn hàng: Phí kênh thanh toán, phí nền tảng, Doanh thu cuối cùng về shop

a.2. Xử lý đơn hàng Sách giấy – Văn phòng phẩm

Xử lý đơn hàng sách giấy - VPP Waka bao gồm nhiều bước từ xác nhận đơn hàng, đóng gói đến giao hàng cho đơn vị vận chuyển. Dưới đây là các bước chi tiết giúp shop hoàn tất quy trình xử lý đơn hàng Waka một cách hiệu quả.

BƯỚC 1: Xử lý đơn hàng Chờ lấy hàng

Khi người mua đặt đơn hình thức thanh toán COD sẽ được tự động xác nhận trong vòng 30 phút nếu người mua không có hành động hủy. Đối với đơn thanh toán trước khi người mua đặt đơn thành công sẽ ở trạng thái Chờ lấy hàng - Chờ xử lý. Khi đơn hàng được xác nhận thì người bán có thể giao đơn vị vận chuyển

Trong vòng 72h kể từ khi đơn xác nhận, người bán cần xử lý giao cho đơn vị vận chuyển. Nếu tròn 72h không xử lý, đơn sẽ tự động bị huỷ với lý do “Nhà bán không chuẩn bị hàng”

Người bán truy cập website http://seller.waka.vn  –> chọn “QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG” → chọn “ĐƠN HÀNG SÁCH GIẤY - VPP” để kiểm tra các đơn hàng

Nhấn “GIAO ĐƠN VỊ VẬN CHUYỂN”. Khi này đơn hàng sẽ chuyển từ trạng thái Chờ lấy hàng - Chờ xử lý sang Chờ lấy hàng - Đã xử lý. Nếu như nhà bán có nhiều đơn hàng thì hãy chọn xử lý Giao hàng loạt để thực hiên Giao hàng loạt sản phẩm

Lưu ý: Người mua chỉ có thể huỷ đơn nếu người bán chưa ấn “GIAO ĐƠN VỊ VẬN CHUYỂN”.

Nếu như nhà bán có nhiều đơn hàng chưa giao đơn vị vận chuyển có thể bấm Giao hàng loạt

Thời gian hoàn tiền nếu đơn bị huỷ:

- Ví (momo, zalopay, viettel money): 1 ngày

- Mã nộp tiền Dcode: 1 ngày

- Thẻ ATM: 5 - 7 ngày làm việc tùy từng NHPH. Riêng Eximbank và Vietinbank thời gian hoàn tiền có thể tới 10 ngày làm việc.

- Credit card (domestic): 7 - 10 ngày làm việc tùy từng NHPH

- Credit card (ovesea): 7 - 15 - 30 - 45 ngày làm việc tùy từng NHPH

- VNPAYQR: 8 - 10 ngày

BƯỚC 2. Chuẩn bị đóng gói sản phẩm

Sau khi xác nhận đơn hàng, bạn cần tiến hành đóng gói hàng hóa và bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Chú ý, vì quá trình vận chuyển phải trung chuyển qua nhiều kho khác nhau, nên để tránh ảnh hưởng chất lượng sản phẩm, bạn nên đóng gói sản phẩm một cách cẩn thận. Điều này cũng sẽ giúp giảm bớt thời gian và uy tín khi phải xử lý các đơn hàng hoàn trả.

Để đóng gói hàng đơn hàng, bạn nên sử dụng băng keo, túi khí, xốp bong bóng chống sốc và thùng carton… cố định sản phẩm. Hạn chế tình trạng sản phẩm đến tay khách hàng bị bóp méo, vỡ hay không còn nguyên vẹn.

BƯỚC 3. In phiếu gửi hàng dán lên đơn hàng

In phiếu gửi hàng dán lên đơn hàng trong quy trình xử lý đơn hàng Waka sẽ giúp thuận tiện cho đơn vị vận chuyển trong quá trình giao hàng cũng như hạn chế tình trạng giao nhầm hàng hóa.

Hướng dẫn in phiếu giao hàng:

- Đối với đơn ở trạng thái Chờ lấy hàng - Chờ xử lý: Nhấn “GIAO ĐƠN VỊ VẬN CHUYỂN” → Chọn “IN PHIẾU GIAO”

- Đối với đơn ở trạng thái Chờ lấy hàng - Đã xử lý: Nhấn “IN ĐƠN VẬN CHUYỂN”

Khi mở màn Xem trước bản in, chọn “IN PHIẾU”

Một số lưu ý khi in phiếu giao hàng:

Nên in rõ ràng mọi thông tin trên phiếu nhằm tránh tình trạng nhầm lẫn.

Để tránh trường hợp có vấn đề xảy ra với đơn hàng, bạn nên in 2 bản phiếu giao hàng và giữ lại 1 phiếu làm chứng từ đã giao hàng và xuất đơn đi.

Dán 1 phiếu lên kiện hàng, đảm bảo rằng phần mã vận đơn phải được hiển thị rõ trên bề mặt bên ngoài của gói hàng.

BƯỚC 4. Bàn giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển

Sau khi chọn “GIAO ĐƠN VỊ VẬN CHUYỂN”, đơn vị vận chuyển sẽ đến lấy hàng tại kho của người bán.

Lưu ý, để tránh thời gian chuẩn bị hàng bị kéo dài quá lâu, có thể khiến cho đơn hàng bị hủy, người bán chuẩn bị đơn hàng và bàn giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển trong vòng 3 ngày kể từ khi bấm “GIAO ĐƠN VỊ VẬN CHUYỂN”.

BƯỚC 5: Xử lý đơn hàng giao hàng không thành công

Nếu đơn hàng giao không thành công, shop sẽ xử lý tùy vào trạng thái hàng:

- Đơn hàng đang giao về shop: Theo dõi hành trình kiện hàng và cập nhật số lần giao không thành công.

- Đơn hàng đã trả về shop: Kiểm tra tình trạng hàng để đưa lại vào kho hoặc yêu cầu bồi thường nếu có hư hỏng.

- Không thể trả về shop: Liên hệ bộ phận CSKH của Waka trong 14 ngày để nhận hàng lại, nếu không sẽ bị tiêu hủy.

- Thất lạc: Nếu hàng bị thất lạc, shop có thể yêu cầu bồi thường nếu đủ điều kiện

b. Quy trình hủy đơn hàng

Trong trường hợp người mua muốn hủy đơn hàng, người mua sẽ thực hiện các bước sau:

- BƯỚC 1: Đăng nhập vào tài khoản người mua đã đăng ký

- BƯỚC 2: Chọn vào phần “QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG” để thực hiện thao tác hủy đơn hàng

- BƯỚC 3: Lựa chọn đơn hàng cần hủy, chọn “HỦY ĐƠN HÀNG”, nhập lý do hủy đơn hàng, và “XÁC NHẬN” để hoàn tất việc hủy đơn hàng.